শিক্ষাজীবন থেকে শুরু করে কর্মজীবন সর্বক্ষেত্রেই প্রতিবেদন লেখার নিয়ম প্রয়োজন হয়। কিন্তু প্রায়শই লেখার প্রয়োজন হয় না বলে অনেকেই প্রতিবেদন লেখার নিয়ম ও ফরমেট নিয়ে সন্দেহে পড়ে যান।
প্রতিবেদন লেখার জন্য রয়েছে নির্দিষ্ট কাঠামো। যে ঘটনার প্রেক্ষিতে প্রতিবেদন লেখা হবে সেই ঘটনার সম্পর্কে বিস্তারিত বক্তব্য যুক্তিসহকারে লিখতে হবে। আজকের এই পোস্টটিতে আপনাদের সাথে প্রতিবেদন লেখার নিয়ম
এবং কিছু প্রয়োজনীয় তথ্য নিয়ে আলোচনা করছি। প্রতিবেদন সম্পর্কে জানতে হলে প্রথমে আমাদের জেনে রাখা ভালো প্রতিবেদন আসলে কি? প্রতিবেদন হচ্ছে কোন নির্দিষ্ট বিষয় বা বিশেষ ঘটনার সম্পর্কে তথ্য অনুসন্ধানের পর
সে বিষয়ে বা ঘটনার সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছে পেশ করা বিবরণী।আবার কারো মতে তথ্যগত ও সত্যনিষ্ঠ বিবরণীকে প্রতিবেদন বলে। অর্থাৎ কোন ঘটনা বা বিষয়ের উপর নির্দিষ্ট কাঠামো লেখা নথি বা বিবরণী হলো প্রতিবেদন বা রিপোর্ট।
প্রতিবেদন লেখার সবচেয়ে যে বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ তা হল প্রতিবেদনটির নিরপেক্ষ অবস্থান থেকে লিখতে হবে,যেখানে প্রতিবেদকে নিজস্ব আবেগ অনুভূতির কোন স্থান থাকবে না। প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনায়,
ব্যবসা-বাণিজ্য, আইন, আদালতে, অন্যান্য ক্ষেত্র প্রতিবেদনের বিশেষ গুরুত্ব রয়েছে। পূর্বে শুধুমাত্র পত্রিকায় প্রকাশিত বিবরণীকে আমরা প্রতিবেদন হিসেবে অভিহিত করতাম কিন্তু বর্তমানে একজন পেশাগত সাংবাদিক
বা প্রতিবেদক ছাড়াও সাধারণ মানুষের জন্য প্রয়োজনিয়তা বেড়েছে। একজন মানুষ প্রতিবেদনের মাধ্যমে কোন বিষয়ের পরিকল্পনা গ্রহণ, সংগঠন নির্দেশনা, নিয়ন্ত্রণ, ফলাফল নিরূপণ, সমন্বয় সাধন ইত্যাদি ব্যবহার করতে পারে।
একটি আদর্শ প্রতিবেদনের শিরোনাম হবে নজর কারা এমন নজর কারা শিরোনাম দিতে হবে যাতে পাঠক আপনার পুরো প্রতিবেদন করতে বাধ্য হয়। প্রতিবেদন হবে সংক্ষিপ্ত এবং গুরুত্বপূর্ণ।
প্রতিবেদনে প্রকাশ করা সমস্ত তথ্য হবে নির্দিষ্ট, সুনির্বাচিত, নির্ভুল, সম্পূর্ণ এবং সহজ সরল ভাষায়। প্রতিবেদনে দেওয়া শিরোনামের সাথে মূল প্রতিবেদনের অবশ্যই মিল রাখতে হবে। প্রতিবেদনে কোন ধরনের অগ্রিম কথা বা ভবিষ্যৎবাণী করা উচিত নয়।
শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে বিভিন্ন অনুষ্ঠান যেমন বার্ষিক ক্রিয়া ও সাংস্কৃতিক প্রতিযোগিতা, জাতীয় শোক দিবস, আন্তর্জাতিক মাতৃভাষা দিবস, বিজয় দিবস ইত্যাদি সম্পর্কে প্রতিবেদন লিখতে বলা হয়।
এক্ষেত্রে স্মারক নম্বর ও শিরোনাম উল্লেখ করে দরখাস্তের মতো প্রধান শিক্ষক/ অধ্যেক্ষের বরাবর প্রতিবেদন পেশ করতে হয়। সাধারণত নাগরিক জীবনের বিভিন্ন সমস্যা কোথাও ঘটে যাওয়া জাতীয় গুরুত্বপূর্ণ কোন ঘটনা
দুর্ঘটনা বিষয় বা প্রসঙ্গ সম্পর্কে তথ্যমূলক বিবৃতি লিখাই সংবাদ প্রতিবেদন। সংবাদ প্রতিবেদন লেখার কিছু বিবেচ্য বিষয় সমূহ রয়েছে এগুলো হলো- ১)সংবাদ প্রতিবেদন লিখতে সম্পাদক কর্তৃপক্ষের কাছে কোন আবেদন পত্র লিখতে হয় না।
২) হেডলাইন দিয়ে প্রতিবেদন লেখা শুরু করতে হয়। ৩) এরপর ডেটলাইন প্রতিবেদকের নাম, পদবী, তারিখ ও স্থান লিখে প্রথম অনুচ্ছেদ লিখতে হয়। ৪) প্রথম অনুচ্ছেদের পর একাধিক অনুচ্ছেদে ধারাবাহিকভাবে পূর্ব বিষয়টি বর্ণনা করতে হয়।
৫) মূল প্রতিবেদন লেখা শেষে বিনীত নিবেদক প্রতিবেদক ইতি এ ধরনের কথাগুলো লেখা যাবে না। ৬) প্রতিবেদন লেখায় কোন খাম দিতে হয় না তবে প্রতিবেদন লেখা শেষে প্রতিবেদক ও প্রতিবেদন সম্পর্কিত একটি তথ্যচক দেওয়া যেতে পারে।
